Materiały z webinaru: Automatyzacja HR

Pierwszy krok to odpowiedź na pytanie, dlaczego dane są dziś rozproszone. Czy to efekt szybkiego wzrostu? Braku systemu HRIS? Historii organizacyjnej? Czasem rozproszenie jest przypadkiem, czasem świadomą decyzją (np. ze względu na koszty lub strukturę).

Jeśli celem jest trwała poprawa jakości analityki, logicznym kierunkiem jest ujednolicenie i centralizacja danych, najlepiej w systemie HRIS, takim jak PeopleForce. Centralne repozytorium oznacza jedno źródło prawdy, spójne definicje wskaźników i możliwość budowania raportów bez ręcznego łączenia plików. To fundament do mierzenia retencji, absencji, kosztów zatrudnienia czy efektywności rekrutacji bez ryzyka, że każda osoba liczy je inaczej.

Jeżeli jednak organizacja nie jest gotowa na wdrożenie HRIS i chce wyłącznie zautomatyzować raportowanie przy obecnej strukturze danych, warto podejść do tematu metodycznie:

• Audyt danych - sprawdzenie spójności, kompletności i aktualności. Czy definicja FTE jest taka sama w Excelu HR i w systemie finansowym? Czy daty zatrudnienia są jednolite?
• Standaryzacja - ujednolicenie nazw pól, formatów dat, struktur plików.
• Weryfikacja wrażliwości danych - dane HR to często dane osobowe szczególnej kategorii. Trzeba jasno określić, kto ma dostęp i jak dane są przetwarzane.
• Mapowanie źródeł - identyfikacja, gdzie znajdują się dane (np. kadry, payroll, rekrutacja, sprzedaż, finanse) i które z nich są kluczowe dla raportów zarządczych.
• Wykorzystanie istniejącej infrastruktury - weryfikacja, czy dział finansowy lub sprzedaż nie pracuje już na narzędziach typu Microsoft Power BI czy Looker Studio; warto sprawdzić możliwość stworzenia niezależnej warstwy raportowej dla HR, zasilanej z wielu źródeł. Często da się to zrobić bez dodatkowych kosztów licencyjnych.

Takie podejście pozwala względnie szybko zautomatyzować raportowanie, np. poprzez cykliczne odświeżanie danych i gotowe dashboardy dla zarządu. Trzeba jednak mieć świadomość, że to rozwiązanie utrwala obecne rozproszenie.

EZD-RP jest rozwiązaniem projektowanym głównie dla administracji publicznej i obsługi obiegu dokumentów. Większość systemów HRIS nie tworzy swoich produktów z myślą o tej grupie podmiotów. System EZD-RP posiada wybrane integracje wbudowane, jednak nie obejmują one rozwiązań HRTech. Technicznie możliwa jest integracja dedykowana poprzez API, natomiast oznacza to projekt indywidualny z określonym kosztem wdrożenia i utrzymania.

W praktyce należy przeanalizować zakres funkcjonalny obu systemów. Część obszarów będzie się zazębiać, zwłaszcza w kontekście obiegu dokumentów pracowniczych czy archiwizacji. Jeżeli EZD-RP pełni funkcję systemu parasolowego w Państwa organizacji, rekomendowane byłoby rozważenie rozwiązań punktowych tam, gdzie realnie występują braki funkcjonalne (np. analityka HR, e-wnioski, oceny okresowe, onboarding), zamiast wdrażania pełnego, równoległego HRIS.

Adaptacje, nakładki czy integracje są możliwe, jednak w przypadku organizacji małej lub średniej ich koszt może przewyższyć potencjalne korzyści operacyjne.

Jeżeli organizacja korzysta z systemu HRIS, takiego jak PeopleForce, kalendarze świąt państwowych są zazwyczaj wbudowane i aktualizowane systemowo. Ustawienia przypisuje się do lokalizacji pracownika lub oddziału, a system automatycznie uwzględnia dni wolne przy wnioskach urlopowych czy ewidencji czasu pracy. Źródła danych są zwykle oparte na oficjalnych rejestrach krajowych i regularnie aktualizowane przez dostawcę.

Wyzwanie zaczyna się tam, gdzie kończy się poziom krajowy. Przykład: w Hiszpanii funkcjonują święta ogólnokrajowe, regionalne (wspólnoty autonomiczne) oraz miejskie. W takich przypadkach nawet dobry system wymaga dodatkowej konfiguracji lub ręcznej weryfikacji.

Jeżeli HRIS nie jest obecnie planowany, a celem jest odciążenie zespołu, można zastosować rozwiązanie przejściowe:

Po pierwsze, kalendarz świąt nie zawiera danych wrażliwych, więc można wykorzystać generatywną AI do przygotowania zestawienia dzień po dniu dla wszystkich krajów. Kluczowe jest precyzyjne zbudowanie zapytania: należy uwzględnić święta stałe i ruchome oraz zasady przenoszenia dni wolnych przypadających w weekend (w części państw dzień wolny przechodzi na kolejny dzień roboczy, w innych nie).

Po drugie, wygenerowane i zweryfikowane zestawienie można podpiąć pod:

• automatyczne przypomnienia w komunikatorze firmowym,
• arkusz z formułami i alertami,
• prostą aplikację stworzoną np. w środowisku low-code typu Google AI Studio, która wysyła powiadomienia o nadchodzących dniach wolnych w danym kraju.

To rozwiązanie ogranicza pracę manualną, ale wymaga cyklicznej kontroli poprawności danych. W modelu długofalowym centralizacja w HRIS eliminuje konieczność budowania własnych "łatek" i zmniejsza ryzyko błędu przy skalowaniu organizacji.

Google Drive warto potraktować nie jako magazyn plików, ale jako pierwszy etap do automatyzacji procesów HR. Proces porządkowania można podzielić na kilka etapów.

1. Jedno źródło prawdy

Pierwszym krokiem jest odejście od sytuacji, w której dokumenty HR "należą" do konkretnych osób. Dokumentacja powinna należeć do organizacji - nie do maila czy do "Mojego dysku". Dlatego rekomendujemy Shared Drives (Dyski współdzielone) w Google Workspace. W tym modelu właścicielem plików jest firma, a dostęp wynika z roli, nie z relacji czy historii współpracy.

Struktura powinna być logiczna i skalowalna, np.:
HR → Akta Pracownicze → [ID_Pracownika_Nazwisko] → Umowy / Oceny / Wnioski / Dokumenty kadrowe

To dokładnie ten sam sposób myślenia, który później spotykamy w systemach HRIS.

2. Standaryzacja

Z naszego doświadczenia wynika, że bałagan na Drive'ie najczęściej wynika z braku jasnych zasad. Dlatego zawsze zaczynamy od standaryzacji nazewnictwa plików, np.: RRRRMMDD_TypDokumentu_Nazwisko_Imię.

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ uczymy organizację myślenia w kategoriach danych, a nie plików. Chronologia, typ dokumentu i jednoznaczna identyfikacja osoby to fundament automatyzacji, raportowania i późniejszego przejścia do HRIS.

3. Metadane

Jeśli organizacja korzysta z wyższych pakietów Google Workspace, ogromną zaletą są etykiety (tagi). Zamiast rozbudowywać strukturę folderów w nieskończoność, dokumenty mogą być oznaczane tagami, np.:

• poufność,
• status dokumentu,
• okres retencji RODO,
• aktywny vs archiwalny.

4. Automatyzacja obiegu dokumentów

Już na poziomie Google Workspace można:

• zbierać dane przez Google Forms,
• automatycznie generować dokumenty (PDF/Docs),
• zapisywać je od razu we właściwej strukturze, pod właściwą nazwą.

5. Centralny widok

Prosty dashboard w Google Sheets, zasilany automatycznie danymi z Drive'a, daje:

• widok kompletności dokumentacji,
• statusy,
• szybki dostęp bez przeklikiwania się przez foldery.

Dzięki tym działaniom uporządkowany Google Drive stanie się fundamentem pod dalszą cyfryzację HR, pracę na danych i w rezultacie wzmocni rolę HR jako partnera biznesowego.